Viðskiptaskilmálar

Félagakerfi hefur markað eftirfarandi viðskiptaskilmála til að tryggja sameiginlegan skilning.

Skilmálar Félagakerfa

Meginmarkmið skilmála Félagakerfa er að tryggja sameiginlegan skilning á vöru/verkefnum og jafnframt þeirri ábyrgð & skyldum sem félagið og viðskiptavinir gegna. 

1. FÉLAGAKERFI SKILMÁLAR

Hér á eftir fara almennir viðskiptaskilmálar Félagakerfa (Kaktus Creatives, kt. 5806191850), Síðumúla 27, 108 Reykjavík. Félagakerfi áskilur sér einhliða rétt til að breyta viðskiptaskilmálum þessum og munu breytingar verða tilkynntar á veflausn Félagakerfa, www.felagakerfi.is/skilmalar.

Viðskiptavinir geta stofnað til viðskipta með munnlegri beiðni (t.d. símtal), með tölvupósti eða með skriflegri beiðni. Félagakerfi leggur áherslu á að gera skriflegan samning ef um stærri viðskipti er að ræða.

Gildistaka: Viðskiptaskilmálar þessir tóku gildi 1. október 2019.

Gjaldskrá / Verðskrá: Vilji viðkomandi nálgast gjaldskrá / verðskrá er bent á veflausn félagsins www.felagakerfi.is/verdskra og/eða [email protected].

2. ÞJÓNUSTUTÍMI

Þjónustunúmer Félagakerfa er 499-0975 og er opið frá klukkan 9-15. Almennur þjónustutími er virka daga kl 9:00-16:00 nema um annað sé samið (t.d. með samningi um þjónustu allan sólarhringinn).

Öllum beiðnum og tölvupóstum sem sendir eru á netföng starfsmanna er svarað á dagvinnutíma.

3. SKILGREININGAR

3.1. Skilgreiningar á hugtökum

Ábyrgð Félagakerfi skuldbindur sig til að lagfæra framleiðslugalla á hugbúnaði án sérstaks endurgjalds.

Eindagi er síðasti greiðsludagur reiknings án viðurlaga. Sé greitt eftir eindaga miðast vanefndaúrræði þó við útgáfudag reiknings.

Hugbúnaður er samheiti yfir hvers konar setningar, skipanir og forrit í véllesanlegu eða prentuðu formi sem lúta að notkun gagnavinnslukerfa auk tilheyrandi skjölunar s.s. tæknilýsinga, handbóka, kennsluefnis og leiðbeininga.

Uppfærsla er aðgerð sem miðar að því að auka afkastagetu hugbúnaðar. Þróun lausnarinnar er gagnsæ og má finna á Trello hér.

Uppfærslugjald er verð fyrir rétt til uppfærslna á hugbúnaði samkvæmt nánar tilgreindum skilyrðum samnings.

Vara og/eða Lausn er samheiti yfir hvers kyns hugbúnað og eða þjónustu sem Félagakerfi selur.

Þjónusta getur verið af hvaða tagi sem er og veitt af Félagakerfi til viðskiptavinar á grundvelli samnings á milli aðila.

Þjónustugjald er gjald fyrir þjónustu sem veitt er samkvæmt sérstökum þjónustusamningi.

4. TILBOÐ OG ÞJÓNUSTUSAMNINGAR

4.1. Undiritun samninga

Samningur telst kominn á þegar samningur, samningsviðauki eða eftir atvikum tilboð/verkáætlun hefur verið undirritað(ur) eða samþykkt(ur) skriflega af báðum aðilum.

Samþykki í tölvupósti og/eða með rafrænum undirskriftum telst einnig fullnægjandi.

4.2. Gildistími tilboðs

Félagakerfi ákveður gildistíma tilboðs og telst ekki bundið af tilboði hafi það ekki verið samþykkt af viðskiptavini með formlegum hætti (þar á meðal með samþykki í tölvupósti) innan gildistíma þess. Ef tilboðið inniheldur enga dagsetningu þá gildir það í 14 daga frá því að tilboðið / verkáætlunin er sent/send út.

4.3. Gildistími þjónustusamnings

Ef ekki er kveðið á um gildistíma samninga í þjónustusamningi milli aðila, skal samningur gilda í þrjú ár og vera óuppsegjanlegur fyrstu tólf mánuði þjónustusamnings.

4.4. Uppsagnarfrestur

Uppsagnarfrestur þjónustusamnings eru þrír mánuðir nema um annað sé samið. Uppsögn tekur gildi um mánaðarmót eftir að hún berst og byrjar þá uppsagnarfrestur að líða. Uppsögn skal vera skrifleg og afhent með sannanlegum hætti. Uppsögn í tölvupósti telst gild ef pósturinn berst sannanlega til Félagakerfa, t.d. með staðfestingu á móttöku.

4.5. Uppsögn samninga

Félagakerfi getur hvenær sem er, fyrirvara- og bótalaust, sagt upp samningi við viðskiptavin vegna rofs hans á samningsskyldum nema annað leiði ótvírætt af viðskiptaskilmálum þessum, samningum eða lögum.

Báðir samningsaðilar geta rift samningi án fyrirvara ef um verulega vanefndir er að ræða af hálfu gagnaðila. Félagakerfi getur að auki rift samningi vegna vanefnda ef viðskiptavinur greiðir ekki reikninga vegna samninga og/eða veittrar þjónustu innan 30 daga frá eindaga. Verði samningi rift af hálfu Félagakerfa ber viðskiptavini að greiða áfallinn gjöld nema annað leiði ótvírætt af skilmálum þessum, samningum eða lögum. Verulegar vanefndir viðskiptavinar á einum samningi getur leitt til þess að Félagakerfi rifti öllum samningum við viðskiptavin.

4.6. Misræmi í skilmálum

Ákvæði sértækra viðskiptaskilmála, samninga og samþykktra tilboða skulu ganga framar almennum viðskiptaskilmálum Félagakerfa.

5. AFHENDING

Áhætta vegna hugbúnaðar flyst frá Félagakerfi til viðskiptavinar við afhendingu eða á uppsetningardegi, ef samið hefur verið við Félagakerfi um uppsetningu verkerfis.

Kerfið telst afhent (verklok) um leið og viðskiptavinur hefur veitt henni viðtöku og/eða kvittað fyrir móttöku. Viðskiptavinur ber áhættu af kerfinu um leið og viðskiptavinur hefur veitt viðtöku. Veiti viðskiptavinur kerfi ekki viðtöku eða vitjar hennar eigi vegna atvika er viðskiptavininn varðar, flyst áhætta vegna kerfis yfir á viðskiptavin um leið og móttaka var möguleg.

Hugbúnaðurinn (kerfið) sem Félagakerfi selur skal keypt til eigin nota en ekki til endursölu.

6. ENDURGJALD & GREIÐSLUSKILMÁLAR

6.1. Gjaldtaka

Greiðsla fyrir vöru og/eða þjónustu skal fara eftir gildandi gjaldskrá / verðskrá fyrir hverja vöru/og eða þjónustu Félagakerfa á hverjum tíma, nema um annað sé samið sérstaklega.

6.2. Staðgreiðsla

Vörur og/eða þjónustu skal staðgreiða nema um annað hafi verið samið sérstaklega.

6.3. Reikningsviðskipti

Hafi verið samið um annan greiðslumáta en staðgreiðslu eða greiðslur með greiðslukorti skal Félagakerfi senda út reikning fyrir selda vöru og/eða þjónustu. Reikningar frá Félagakerfum skulu vera sundurliðaðir og eftir atvikum studdir fylgiskjölum (tímaskýrslum) til þess að unnt sé að sannreyna þá.

Gjalddagi reiknings er fjórtán dögum eftir útgáfu reiknings og eindagi sex dögum eftir gjalddaga. Athugasemdir vegna útgefinna reikninga og fylgiskjala skulu berast Félagakerfi án tafar og eigi síðar en á eindaga. Ef engar athugasemdir hafa borist Félagakerfi 7 dögum eftir að tímaskýrslur hafa borist með sannanlegum hætti, telst reikningurinn samþykktur.

Reiknast dráttarvextir á reikninga sem greiddir eru eftir eindaga í samræmi við lög nr. 38/2001 um vexti og verðtryggingu. Við vanskil reikninga reiknast dráttarvextir frá eindaga til greiðsludags.

Ef um verulega vanefnd af hálfu viðskiptavinar er að ræða áskilur Félagakerfi sér rétt til að grípa til eftirfarandi ráðstafana án sérstakrar viðvörunar, saman eða sitt í hvoru lagi:  Einhliða riftunar samnings; Taka hugbúnað í sína vörslu eða gera hann ónothæfan; Innheimta allar gjaldfallnar og ógjaldfallnar greiðslur; eða beita öðrum vanefndaúrræðum eftir því sem við á.

Til verulegra vanefnda af hálfu viðskiptavinar teljast eftirfarandi: Greiðsludráttur sem varir í meira en 30 daga frá því að greiðsluáskorun hefur verið send. Vanefnd sem varir í meira en 30 daga frá dagsetningu skriflegrar tilkynningar frá Félagakerfi um efnisatriði máls.

Verði ágreiningur um fjárhæð reiknings er viðskiptamanni einungis heimilt að bíða með greiðslu á þeirri fjárhæð sem raunverulegur ágreiningur er um.

Athugasemdir varðandi gjaldtöku og/eða reikninga má beina á [email protected]. 

6.4. Aukaverk

Aukaverk er öll þjónusta sem er unnin er í þágu viðskiptavinar en fellur ekki innan samnings. Þar meðtalin erindi/fyrirspurnir sem krefjast þess að Félagakerfi þurfi að ráðast í rannsóknarvinnu nema samningur kveði á um annað. Aukaverkin eru reikningsfærð sérstaklega samkvæmt tímagjaldi en leitast verður við að afla samþykkis viðskiptavinar áður en vinna er innt af hendi.

Ef nauðsynlegt er skal Félagakerfi vera heimilt að grípa til aðgerða til varnar tjóni fyrir viðskiptavin án samþykkis hans og skal farið með slíkar aðgerðir sem aukaverk, nema samningur kveði á um annað.

Meðal aukaverka má nefna breytingar á efnisinnsetningu, hönnun, forritun, vefun, hýsingu o.s.frv. Jafnframt má nefna í þessu samhengi breytingar á mínum síðum eins og umsóknum, sjóðum, styrkjum, fréttum og öðrum fítusum. 

6.5. Ferðakostnaður og útlagður kostnaður

Sérstakt akstursgjald er gjaldfært fyrir akstur innan höfuðborgarsvæðisins eða andvirði einnar klukkustundar vinnu skv. tímagjaldi. Sé viðskiptavinur hins vegar staðsettur utan höfuðborgarsvæðisins, skal hann greiða Félagakerfi andvirði tveggja klukkustunda vinnu skv. Tímagjaldi ef við á. 

6.6. Breytingar á gjaldskrá og umsömdum gjöldum

Félagakerfi áskilur sér einhliða rétt til að endurskoða og uppfæra þjónustugjöld, uppfærslugjöld og leyfisgjöld eftir þörfum hverju sinni, nema um annað sé samið á milli aðila. Slíkar breytingar geta haft áhrif á mánaðarleg gjöld þjónustusamnings. Jafnframt er almenn gjaldskrá endurskoðuð um hver áramót. 

Hafi samningsaðilar samið um fast verð á samningstíma þá skal það haldast óbreytt.

Afsláttarkjör viðskiptavinar breytast ekki nema með samkomulagi beggja samningsaðila.

7. SAMNINGAR

7.1 Verksamningar (Tilboð / Verkáætlun)

Verksamningar gilda á meðan að vinnslu verkefnis stendur. Verksamningur er óuppsegjanlegur á samningstímabili nema ákvæði um riftun eigi við eða aðilar hafi sérstaklega samið um annað. Gjald fyrir verksamninga skal vera samningsatriði að hverju sinni og koma fram í tilboði og viðauka ef við á.

Sjá jafnframt lið 5 er snýr að afhendingu og/eða verklokum.

7.2 Þjónustusamningar

Þjónustusamningar eru samningar sem gerðir eru á milli Félagakerfa og viðskiptavinar um tiltekna þjónustu af hálfu Félagakerfa.

Slíkir samningar geta ýmist verið séraðlagaðir fyrir viðskiptavin eða staðlaðir fyrir ákveðna þjónustu eða vöru. 

Hvor samningsaðili um sig ber ábyrgð á störfum starfsmanna sinna, er koma að framkvæmd þjónustusamninga. Félagakerfi getur að eigin vali ráðstafað starfsmönnum sínum til að veita þjónustu samkvæmt samningnum eða fengið til þess undirverktaka eða starfsmenn þriðja aðila. Gerð samnings stendur ekki í vegi fyrir því að Félagakerfi eða undirverktakar þess leysi af hendi hliðstæð þjónustuverkefni fyrir aðra aðila.

7.3 Óviðráðanleg atvik

Hvorki Félagakerfi né viðskiptavinir þess eiga rétt til skaðabóta á hendur gagnaðila þegar vanefndir orsakast af óviðráðanlegum eða ófyrirséðum atvikum (e. Force Majeure) sem ekki eru til staðar við samningsgerð, svo sem vinnudeilum, styrjöldum, uppreisnum, náttúruhamförum, aðgerðum stjórnvalda á sviði gjaldeyris- og viðskiptamála, breytingum stjórnvalda á lögum og reglugerðum, viðskiptabönnum, almennum samgönguhindrunum, orkuskorti og sambærilegum óviðráðanlegum atvikum í samskiptum við undirverktaka.

7.4 Uppfærslur og uppfærslusamningar

Viðskiptavinur á ekki sjálfkrafa rétt á uppfærslu og/eða yfirfærslu í nýrri útgáfu af hugbúnaði, en aðilar geta samið um slíkan rétt gegn greiðslu.

Vinna og þjónusta af hálfu Félagakerfa við uppfærslur verður gjaldfærð í samræmi við gjaldskrá Félagakerfa hverju sinni, nema samningar kveði á um annað.

Félagakerfi lofar ekki ákveðinni tíðni nýrra útgáfa af hugbúnaði.

8. SKYLDUR & ÁBYRGÐ VIÐSKIPTAVINA

Viðskiptavinur skal gera Félagakerfi kleift að sinna þeim hluta þjónustu sem fram fer á vinnustað viðskiptavinar. Vanræki viðskiptavinur þá skyldu sína ber Félagakerfi ekki ábyrgð á vandamálum sem upp koma á vinnustað viðskiptavinar.

Viðskiptavinur ber ábyrgð á leiðbeiningum og fyrirskipunum sem hann og/eða eftir atvikum starfsmenn hans gefa Félagakerfi – því ber að vanda vel til verka til þess að tryggja öryggi upplýsinga. Þá ber viðskiptavinur ábyrgð á réttmæti upplýsinga sem hann og/eða eftir atvikum starfsmenn hans veita Félagakerfi.

Viðskiptavinur ber ábyrgð á því að notkun hugbúnaðar brjóti ekki gegn lögum eða réttindum annarra.

Viðskiptavinur ber ábyrgð á því ef hvers kyns hugbúnaður í eigu Félagakerfa sem hann hefur til umráða, skemmist eða eyðileggst.

Ábyrgð Félagakerfa á hugbúnaði fellur niður ef þriðji aðili gerir breytingar á tækniumhverfi, gagnagrunni eða hugbúnaði viðskiptavinar án þess að skriflegt samþykki Félagakerfa liggi fyrir slíkum breytingum.

9. SKYLDUR & ÁBYRGÐ FÉLAGAKERFI

Félagakerfi ber ábyrgð á að þjónusta og búnaður sé fullnægjandi og í samræmi við samning aðila. Ábyrgð er þó almennt háð því að notkun sé í samræmi við lýsingarkröfur framleiðanda, svosem tilboðslýsingar. Ef viðskiptavinur telur að þjónusta og/eða búnaður sé ekki í samræmi við samning aðila og/eða lýsingarkröfur framleiðanda skal kvörtun um slíkt beint að Félagakerfi. Ef vankantar á hugbúnaði og/eða þjónustu er ekki að rekja til atvika er varða Félagakerfum er heimilt að innheimta þann kostnað sem hlaust af því að reyna að bæta úr vanköntunum.

Ábyrgð tryggir hvorki að hugbúnaður verði laus við allar truflanir né sé villulaus.

Félagakerfi ber ekki ábyrgð á tjóni sem viðskiptavinur eða þriðji aðili sem ekki er á vegum Félagakerfa veldur. Félagakerfi ber jafnframt ekki ábyrgð á töfum, skaða, niðritíma eða svartíma þriðja aðila.

10. UPPLÝSINGAÖRYGGI & TRÚNAÐARSKYLDUR

Í þeim tilfellum þar sem persónulegar upplýsingar eru skráðar t.d. vegna starfsumsókna, pantana eða beiðna um frekari upplýsingagjöf, þar sem viðskiptavinur þarf að skrá nafn sitt, heimilisfang, tölvupóstfang eða aðrar persónutengdar upplýsingar, skuldbindur Félagakerfi sig til þess að fara að lögum nr. 77/200 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og varðveita framangreindar upplýsingar á öruggan og tryggan hátt og ekki miðla á nokkurn hátt upplýsingum sem skráðar hafa verið í ofangreindum tilgangi til þriðja aðila án samþykkis viðkomandi aðila eða í kjölfar dómsúrskurðar.

Félagakerfi skal gæta fyllsta trúnaðar varðandi gögn og málefni sem því verður kunnugt um viðskiptavin og skjólstæðinga hans. Samningur á milli aðila er trúnaðarmál og skal því aðeins dreift til þeirra sem hafa með framkvæmd hans að gera og aðeins að því marki sem nauðsynlegt er. Starfsmenn Félagakerfa undirrita heit um trúnaðarskyldu um allt það er varðar hagi viðskiptavina Félagakerfa sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt lögum, fyrirmælum viðskiptavinar eða eðli máls. Trúnaðarskylda helst eftir að samningi er lokið.

Viðskiptavinur er bundin trúnaðarskyldu um málefni Félagakerfa sem hann fær vitneskju um vegna framkvæmdar samnings og helst trúnaðarskylda eftir að samningi er lokið. Félagakerfi kann að vera skylt samkvæmt lögum eða dómsúrskurði að verða við kröfu yfirvalda um afhendingu gagna viðskiptavina í hýsingu, afhendingu upplýsinga sem varða viðskiptasamband við viðskiptavin. Komi upp slíkt tilvik skal Félagakerfi án tafar upplýsa viðskiptavin sem málið.

Kostnaður sem fellur á Félagakerfi vegna aðgerða yfirvalda gagnvart viðskiptavinum telst vera aukaverk og greiðir viðskiptavinur fyrir slíka vinnu samkvæmt gildandi gjaldskrá hverju sinni.